¡NECESITO ESPACIO!, ¿QUÉ DOCUMENTOS PUEDO DESTRUIR?

 Efectivamente, los años pasan muy rápido y cuando nos queremos dar cuenta tenemos los archivos a rebosar,  facturas, albaranes, declaraciones de impuestos, cartas, etc., colapsan nuestra oficina, ¿qué documentos podemos destruir, sin temor a que nos puedan hacer falta?

Aunque la Agencia Tributaria sólo nos puede inspeccionar 4 años contados desde la fecha en que finaliza el plazo reglamentario de presentación de la declaración, el artículo 30 del Código de Comercio establece que “Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales”,  pero atención, esto es un plazo general que tiene importantísimos matices:

 

 

En elementos de inmovilizado, debe de conservar las facturas hasta que hayan prescrito los 4 años respecto del último ejercicio en que se haya imputado la amortización. Por ejemplo, las facturas de “Mobiliario”, que se amortizan en 10 años,  supone conservarlas hasta14 años.

 

Si su sociedad tuvo pérdidas en algún ejercicio, deberá conservar toda la documentación hasta que las haya compensado totalmente, (la Ley establece un plazo de entre 15 a 18 años para hacerlo), además una vez compensadas, hay que esperar cuatro años adicionales, hasta que Hacienda ya no pueda revisar el ejercicio en el que se haya producido la compensación.

 

Exactamente sucede con las deducciones fiscales que tenga pendientes de compensar por insuficiencia de cuota, es muy común compensarlas en un ejercicio posterior al que se generaron, deberá conservar los documentos que las justifiquen hasta que ya no puedan revisarle el ejercicio en que las aplicó. (la Ley establece un plazo de entre 10 a 18 años, dependiendo del tipo de deducción).

 

Tenga cuidado con la prescripción fiscal, si presenta un declaración complementaria, los cuatro años de prescripción se cuentan desde esta presentación.

 

Las infracciones por pagos en efectivo superiores a 2.500,00 € no prescriben hasta que hayan transcurrido cinco años desde su fecha.

 

En caso de Inspección, si ésta queda paralizada, los cuatro años se computan desde la fecha de la última actuación inspectora.

 

Ejemplo: Documentos Año 2006 + 6 años, se podrían destruir a partir del 31 de Diciembre de 2012, (Este plazo general, evidentemente "cubre" el de comprobación inspectora, el impuesto de sociedades -que es el Impuesto de 2006 que más tarde se presenta- 25-07-2007 + 4 años = 25-07-2011, tendría prescrito el plazo de comprobación), pero no destruya las facturas de inmovilizado hasta 4 años después del último año amortizado, no destruya nada si tuvo pérdidas en ese ejercicio y están pendientes de compensar, o si las compensó en años posteriores, asegurese de que está prescrita la declaración del impuesto de sociedades correspondiente. El mismo tratamiento se aplicaría a las deducciones pendientes fiscales, debiendo conservar los justificantes de dichas deducciones.

 

Siguiendo con el ejemplo, vigile igualmente si el plazo general de 6 años, "cubre" el plazo de 4 años que le puede exigir la Inspección de la Agencia Tributaria, si tuvo alguna declaración complementaria del año 2006, así como si tuvo inspección ese año que interrumpiera el plazo normal de prescripción.

 

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